De vacature is een hypothese

Een openstaande vacature is vaak een duidelijk signaal. Er is iemand vertrokken, er ontstaat groei of de organisatie merkt dat er ergens kennis, capaciteit of leiderschap ontbreekt.

Logisch dus dat de eerste reactie vaak is: we moeten iemand aannemen.

Daarna volgt meestal vrij snel de volgende stap: een vacaturetekst schrijven. Toch begin ik daar zelf steeds minder vaak mee. Niet omdat een vacaturetekst geen waarde heeft. Integendeel. Een goede vacaturetekst helpt om professionals te bereiken en duidelijk te maken wat een organisatie zoekt.

Maar voordat je die tekst schrijft, moet je eerst zeker weten wie je eigenlijk nodig hebt en waarom.

Een vacature is voor mij geen vaststaand antwoord. Het is een hypothese.

Een vacature ontstaat vaak vanuit wat er wegvalt

Stel dat iemand na jaren vertrekt uit een organisatie. Die persoon was operationeel manager, had bepaalde verantwoordelijkheden en voerde een aantal vaste taken uit.

De meest logische reactie is dan: We moeten een nieuwe operationeel manager zoeken.

Vervolgens wordt de oude vacaturetekst erbij gepakt. De taken worden iets aangepast, het salaris wordt bijgewerkt en de zoektocht kan beginnen.

Dat kan prima uitpakken. Maar zeker bij een sleutelpositie vind ik het een gemiste kans om daar direct vanuit te gaan. Want de organisatie waarin de vorige persoon begon, is waarschijnlijk niet meer precies dezelfde organisatie als vandaag. Misschien is het team veranderd. Misschien liggen er andere ambities. Misschien is bepaalde kennis inmiddels al intern aanwezig. Of is juist iets anders belangrijk geworden voor de komende jaren.

Dan is de vraag niet alleen: Wie kan deze persoon vervangen?

Maar vooral: Wat heeft deze organisatie nu nodig om verder te komen?

Eerst begrijpen waar de organisatie naartoe wil

Voordat we een profiel opstellen, willen we daarom eerst de organisatie begrijpen. Binnen The Innovators Club kijken we daarbij naar drie onderdelen:

1. DNA

   Wie zijn jullie als organisatie? Hoe wordt er gewerkt? Welke waarden en manier van samenwerken zijn belangrijk?

2. Kracht

   Waar zijn jullie al goed in? Welke kennis, kwaliteiten en mensen zijn al aanwezig?

3. Ambitie

   Waar willen jullie naartoe? Wat moet er de komende jaren veranderen of worden opgebouwd?

Pas als die drie onderdelen duidelijk zijn, wordt de oorspronkelijke vacature interessant. Want dan kunnen we onderzoeken welk vraagstuk er werkelijk achter ligt. Stel dat een organisatie de komende jaren 30 tot 40 procent wil groeien. Dan is het niet voldoende om alleen te kijken welke taken iemand vandaag moet uitvoeren. Je wilt weten welke rol nodig is om die groei mogelijk te maken.

Soms verandert daardoor het profiel volledig

Dat gebeurt in de praktijk regelmatig. Een organisatie kan bijvoorbeeld beginnen met het idee dat zij vooral iemand nodig heeft die communicatief en leidinggevend sterk is. En dan tijdens het onderzoek blijkt dat die kwaliteiten al behoorlijk aanwezig zijn in het bestaande team.

De echte behoefte ligt dan vaak ergens anders. Bijvoorbeeld bij iemand die analytisch sterk is, processen kan doorgronden en vanuit data de operatie verder kan ontwikkelen.

Of andersom. Misschien lijkt op papier een zeer ervaren senior professional nodig, terwijl binnen de organisatie al zoveel kennis aanwezig is dat juist iemand met minder ervaring maar veel ontwikkelpotentieel beter past.

Daarom kan tijdens het proces van alles veranderen:

• de zwaarte van de functie;
• het ervaringsniveau;
• de belangrijkste competenties;
• de persoonskenmerken;
• de positie binnen het management;
• soms zelfs de functietitel.

Dat betekent niet dat de oorspronkelijke vacature verkeerd was. Het betekent vooral dat er eerst een aanname lag die verder onderzocht moest worden.

Van vacaturetekst naar impactprofiel

Uiteindelijk heb je natuurlijk wel een profiel nodig. Wij noemen dat een impactprofiel. Daarin staat niet alleen wat iemand moet doen, maar vooral waarom die persoon nodig is.

Je wilt bijvoorbeeld scherp hebben:

• welk vraagstuk deze persoon moet helpen oplossen;
• welke verantwoordelijkheid daarbij hoort;
• waar de organisatie naartoe wil;
• welke kracht daarvoor nodig is;
• welke persoonskenmerken binnen deze omgeving belangrijk zijn;
• waar het binnen deze rol absoluut niet mis mag gaan.

Dat profiel vormt vervolgens de basis voor de search én de selectie. Dat laatste vind ik belangrijk. Een profiel moet namelijk niet alleen een aantrekkelijk verhaal naar buiten zijn.

Iedereen moet hetzelfde beeld hebben van wie er gezocht wordt

Een goede vacaturetekst kan sollicitanten aantrekken. Maar intern moet er veel meer gebeuren. Management, HR en degene die de recruitment uitvoert moeten allemaal begrijpen waarom een bepaald profiel wordt gezocht. Anders ontstaat tijdens de selectie al snel een afvinklijst.

Heeft iemand vijf jaar ervaring? Check... Heeft iemand in dezelfde branche gewerkt? Check... Heeft iemand leidinggegeven aan twintig mensen? Check.

Terwijl iemand misschien niet aan ieder oorspronkelijk criterium voldoet, maar wel precies de kwaliteiten en ambitie heeft die voor deze organisatie belangrijk zijn. Andersom kan iemand op papier perfect voldoen en toch helemaal niet passen bij het vraagstuk dat opgelost moet worden.

Een profiel heeft daarom pas echt waarde wanneer de mensen die ermee werken het ook begrijpen en herkennen.

De search wordt daardoor gerichter

Wanneer vooraf duidelijk is wie er nodig is, verandert ook de manier waarop je zoekt. Je zoekt niet meer naar iedereen die ongeveer aan een functietitel voldoet.

Je kunt veel gerichter beoordelen:

• welke ervaring daadwerkelijk relevant is;
• welke achtergrond interessant kan zijn;
• welke persoonlijke kenmerken belangrijk zijn;
• welke ambitie bij de organisatie past;
• waar tijdens een eerste gesprek verder op moet worden doorgevraagd.

Dat maakt een search niet per definitie makkelijker. Maar wel scherper.

En juist bij sleutelposities is dat belangrijk. Het doel is uiteindelijk niet om zoveel mogelijk kandidaten te vinden. Het doel is om de professionals te vinden die werkelijk aansluiten op wat de organisatie nodig heeft.

De vacature is een hypothese

Dat is uiteindelijk wat ik bedoel wanneer ik zeg dat een vacature een hypothese is. Een organisatie voelt dat er iets nodig is. Dat gevoel is meestal terecht, alleen hoeft de eerste oplossing die daarbij wordt bedacht nog niet automatisch de beste oplossing te zijn.

Juist voordat je tijd en geld investeert in een search, lijkt het mij verstandig om die aanname eerst goed te onderzoeken. Want hoe scherper je aan de voorkant begrijpt wat er nodig is, hoe gerichter je daarna kunt zoeken en selecteren.

En daarmee wordt de kans groter dat je niet alleen iemand vindt die de functie kan uitvoeren, maar iemand die daadwerkelijk past bij de organisatie die je wilt worden.