Wat kost werving en selectie en waar betaal je voor?

Werving en selectie kost in Nederland meestal tussen de 20% en 30% van het bruto jaarsalaris. Bij een jaarsalaris van €60.000 komt dat neer op €12.000 tot €18.000 exclusief btw. Een vast tarief bestaat niet: bureaus bepalen zelf welk percentage en welk prijsmodel zij hanteren. Wat dat bedrag waard is, hangt af van wat ertegenover staat, en daar gaat dit artikel over.

Wat kost werving en selectie gemiddeld?

Er bestaat in Nederland geen vastgesteld tarief voor werving en selectie. Veel bureaus rekenen een percentage van het bruto jaarsalaris van de professional die wordt aangenomen. Bij een jaarsalaris van €60.000 ziet dat er zo uit:

• 20% fee: €12.000
• 25% fee: €15.000
• 30% fee: €18.000

Controleer altijd waarover het percentage precies wordt berekend. Sommige bureaus tellen vakantiegeld mee in het jaarinkomen, andere niet. Ook bonussen en andere vaste beloningscomponenten kunnen onderdeel van de berekening zijn. Daarnaast worden soms aanvullende kosten gerekend, bijvoorbeeld voor vacaturecampagnes, arbeidsmarktcommunicatie, assessments of referentiechecks. Alleen percentages naast elkaar leggen zegt daarom weinig.

Hoe wordt de recruitment fee berekend?

De rekensom achter een recruitment fee is eenvoudig: een percentage maal het bruto jaarinkomen van de kandidaat die wordt aangenomen. Wat het bedrag uiteindelijk bepaalt, zijn drie dingen die per bureau kunnen verschillen.

• Het percentage — wat het bureau voor de opdracht rekent.
• De grondslag — het bruto jaarsalaris, met of zonder vakantiegeld, bonus en andere vaste componenten.
• Het betaalmoment — in één keer bij de aanstelling, of verdeeld over meerdere momenten in het traject.

Wijkt één van die drie af, dan vergelijk je twee offertes niet meer met elkaar. Vraag daarom niet alleen naar het percentage, maar ook naar de grondslag en het betaalmoment.

Welke prijsmodellen zijn er?

Naast de hoogte van het tarief verschilt ook de manier waarop bureaus hun dienstverlening in rekening brengen. Vier modellen komen het meest voor.

1. Percentage van het jaarsalaris

   Je betaalt een percentage van het bruto jaarinkomen, bij de aanstelling of verdeeld over meerdere momenten. Passend wanneer het salaris een redelijke maat is voor de zwaarte van de rol.

2. Vaste fee

   Je betaalt een vooraf afgesproken bedrag voor de opdracht, ongeacht wat de gekozen kandidaat uiteindelijk verdient. Passend wanneer je vooraf zekerheid wilt over de kosten.

3. No cure no pay

   Je betaalt pas wanneer er daadwerkelijk iemand wordt aangenomen. Passend wanneer de rol goed te vervullen is en het risico bij het bureau mag liggen.

4. Retained of exclusieve search

   Eén bureau krijgt de opdracht, met betaalmomenten die bij de start per fase worden afgesproken. Passend bij schaarse of zware posities waarbij één partij de volledige verantwoordelijkheid draagt.

Welk model passend is, hangt af van de functie, de schaarste op de arbeidsmarkt, de complexiteit van de search en de dienstverlening die je afspreekt.

Waar betaal je voor bij werving en selectie?

Een recruitment fee wordt op één moment zichtbaar: als iemand tekent. Daardoor kan het lijken alsof je duizenden euro's betaalt voor één gevonden kandidaat. Wat je betaalt is het werk dat daaraan voorafging. Dat valt grofweg in vier delen uiteen. Niet elk bureau levert ze alle vier, en juist daar ontstaat een groot deel van het verschil in tarieven.

Analyse en profiel

Voordat er één kandidaat in beeld komt, moet duidelijk zijn wat de organisatie werkelijk nodig heeft. Waarom wordt deze persoon aangesteld? Welk vraagstuk ligt achter de vacature? Welke kennis en kwaliteiten zijn al aanwezig, en waar mag het in deze rol absoluut niet misgaan?

Dat is geen formaliteit. Wij maakten mee dat een organisatie zocht naar een operationeel manager met sterke communicatieve en leidinggevende kwaliteiten. Tijdens de analyse ontstond een ander beeld: op dat vlak was intern al veel aanwezig. De grotere behoefte lag bij iemand met sterke analytische kwaliteiten, die vanuit analyse de operatie verder kon aansturen. De functietitel hoefde niet te veranderen, het profiel waarop gezocht werd wel. Was er direct vanuit de oorspronkelijke vacature gezocht, dan waren daar waarschijnlijk geschikte kandidaten uit gekomen — alleen niet de professionals die aansloten op wat de organisatie nodig had.

Dat uitzoekwerk zit in de fee. Hoe een volledig traject bij ons verloopt, staat beschreven bij werving en selectie.

Search en marktbenadering

Is het profiel helder, dan kan de search gericht worden opgebouwd. Dat gaat langs twee routes. Bij organische instroom wordt een vacature gepubliceerd en reageren professionals zelf; zij worden beoordeeld langs het vooraf bepaalde profiel. Bij actieve search wordt de relevante arbeidsmarkt in kaart gebracht en worden kandidaten rechtstreeks benaderd, bijvoorbeeld via LinkedIn en professionele netwerken.

Die tweede route is vaak precies de reden dat een bureau wordt ingeschakeld. Een goede kandidaat hoeft niet op vacatures te reageren. Veel professionals zijn tevreden in hun huidige functie, maar raken wel geïnteresseerd wanneer een volgende stap daadwerkelijk aansluit op hun ambitie. Ze vinden, benaderen en geïnteresseerd houden is werk dat niet op de factuur staat, maar er wel in zit.

Selectie en advies

Een longlist met interessante profielen is nog geen succesvolle search. Daarna begint de voorselectie. Een cv geeft inzicht in opleiding, werkervaring, eerdere verantwoordelijkheden en vakinhoudelijke kennis. Maar een cv vertelt niet hoe iemand werkt, waar iemand energie van krijgt, wat iemand nodig heeft van een organisatie of waar iemand de komende jaren naartoe wil. Daar zijn gesprekken voor nodig, en meestal meer dan één.

Bij ons komen daar DNA, Kracht en Ambitie bij, aan beide kanten onderzocht. Zo ontstaat niet alleen antwoord op de vraag of iemand de functie kan uitvoeren, maar ook of deze persoon past bij het vraagstuk en bij waar de organisatie naartoe wil.

Bij dit deel hoort ook het bewaken van het proces. Goede professionals hebben regelmatig meerdere mogelijkheden tegelijk. Een procedure verliest kandidaten wanneer terugkoppeling lang uitblijft, vervolgstappen onduidelijk zijn of interne besluitvorming blijft liggen. Waarom dit onderdeel zwaarder weegt dan het lijkt, beschrijft Herman Gerdsen in de ellende begint bij de poort.

Plaatsing en landing

Met het tekenen van een arbeidsovereenkomst is de kandidaat gevonden en geselecteerd. Voor de nieuwe professional begint het werk dan pas. Een goede start vraagt duidelijke verwachtingen over verantwoordelijkheden, doelstellingen, de samenwerking met collega's en de eerste maanden in de functie.

Iemand kan uitstekend geselecteerd zijn en alsnog moeizaam landen wanneer die begeleiding ontbreekt. Zeker bij sleutelposities kan aandacht voor de onboarding en de eerste periode daarom onderdeel zijn van goede werving en selectie. Het doel is immers niet dat iemand tekent, maar dat iemand succesvol wordt binnen de organisatie.

Of dit deel bij de fee inbegrepen is, verschilt sterk per bureau. Het is een van de duidelijkste verschillen tussen twee tarieven die op papier vergelijkbaar lijken.

Waarom vraagt het ene bureau 20% en het andere 30%?

Een hoger percentage betekent niet dat een bureau beter is, en een lager percentage betekent niet dat je dezelfde dienstverlening goedkoper krijgt. Het verschil zit vrijwel altijd in wat er wel en niet bij inbegrepen is:

• Scope — wordt een bestaande vacature in behandeling genomen, of wordt eerst onderzocht wat de organisatie nodig heeft?
• Exclusiviteit — werkt één bureau aan de opdracht, of lopen er meerdere naast elkaar?
• Moeilijkheid en senioriteit — een schaarse of zware sleutelpositie vraagt een intensievere search dan een rol met veel geschikte kandidaten.
• Actieve search — wordt vooral geput uit een database en binnenkomende reacties, of wordt de markt actief benaderd?
• Analyse vooraf — hoort het scherp krijgen van rol en profiel bij de opdracht, of begint het werk bij de vacaturetekst?
• Selectie en assessment — worden kandidaten uitgebreid gesproken en beoordeeld, of vooral doorgestuurd?
• Procesbegeleiding — worden gesprekken geëvalueerd en verwachtingen bewaakt, of stopt het bij het aandragen van namen?
• Aanvullende kosten — zijn assessments, arbeidsmarktcommunicatie en referentieonderzoek inbegrepen, of worden ze apart gefactureerd?

De vraag is dus niet welk percentage een bureau rekent, maar wat er voor dat percentage gebeurt.

Wanneer is een recruitmentbureau de investering waard?

Financieel gezien wordt een bureau interessant zodra de kosten van niet of verkeerd invullen groter zijn dan de fee. Dat speelt vooral bij:

• een sleutelpositie waarvan veel afhangt;
• een rol met grote impact op de rest van de organisatie;
• een schaarse doelgroep die niet zelf solliciteert;
• onvoldoende interne capaciteit of searchkennis om die groep te bereiken;
• een situatie waarin een verkeerde keuze duur uitpakt.

Zijn die expertise, capaciteit en dat bereik intern aanwezig, dan kan een organisatie veel onderdelen uiteraard zelf uitvoeren.

Hoe vergelijk je tarieven van recruitmentbureaus?

Op de factuur is 20% goedkoper dan 30%. Of dat ook de betere keuze is, weet je pas wanneer je weet wat beide bureaus doen. Zeven vragen maken dat verschil zichtbaar:

1. Wat gebeurt er voordat de search begint?
2. Hoe wordt bepaald welk profiel nodig is?
3. Worden professionals actief benaderd, of wordt er gewacht op reacties?
4. Wie voert de eerste gesprekken met kandidaten?
5. Worden gesprekken tijdens het proces geëvalueerd?
6. Welke aanvullende kosten komen er nog bij?
7. Wat gebeurt er na de plaatsing, en zijn er afspraken over vroege uitval?

Pas met die antwoorden erbij betekent het verschil tussen 20% en 30% iets.

Wat kost een verkeerde aanstelling?

De recruitment fee staat op een factuur. De kosten van een verkeerde aanstelling niet, terwijl die vaak verder oplopen. Denk aan:

• opnieuw werven, met een tweede procedure en opnieuw de bijbehorende kosten;
• managementtijd die in de eerste procedure is gaan zitten en niet terugkomt;
• de belasting van het team dat het werk ondertussen opvangt;
• vertraging van projecten of doelen die aan de rol hingen;
• een onboarding die opnieuw moet beginnen.

Hoe zwaar dat weegt, verschilt per organisatie en per functie. Bij een sleutelpositie kan het flink oplopen. Dat maakt zorgvuldig selecteren aan de voorkant geen luxe, maar het punt waarop de meeste winst te halen valt.

Dus: waar betaal je voor?

Wie alleen naar het percentage kijkt, ziet een getal. Wie naar het traject kijkt, ziet waar dat getal vandaan komt: het onderzoeken van het vraagstuk, het bepalen van het juiste profiel, toegang tot de arbeidsmarkt, actieve search, voorselectie, kandidaatgesprekken, begeleiding van het proces en de landing na de aanstelling. Welke van die onderdelen zijn inbegrepen, verschilt per bureau. Daarom is 20% niet automatisch goedkoop en 30% niet automatisch duur.

Van ambitie naar impact.