Wat kost werving en selectie en waar betaal je voor?

Wie een werving- en selectiebureau inschakelt, krijgt al snel te maken met percentages. 20%, 25% of soms 30% van het bruto jaarsalaris is niet ongebruikelijk.

Bij een bruto jaarsalaris van €60.000 betekent dat een recruitmentfee van ongeveer €12.000 tot €18.000 exclusief btw.

Dat is een serieus bedrag. Het is daarom logisch om verder te kijken dan alleen het percentage.

Wat kost werving en selectie eigenlijk, waar betaal je voor en wanneer is die investering het waard?

Wat kost werving en selectie gemiddeld?

Er bestaat in Nederland geen vastgesteld tarief voor werving en selectie. Ieder bureau bepaalt zijn eigen prijs en ook de manier waarop die prijs wordt berekend verschilt.

Veel bureaus werken met een percentage van het bruto jaarsalaris. In de markt komen percentages van ongeveer 20% tot 30% regelmatig voor. Voor specialistische of zwaardere functies kunnen tarieven hiervan afwijken.

Een eenvoudig voorbeeld:

• Bruto jaarsalaris: €60.000
• Fee van 20%: €12.000
• Fee van 25%: €15.000
• Fee van 30%: €18.000

Controleer daarbij altijd waarover het percentage wordt berekend. Wordt vakantiegeld meegenomen? Tellen bonussen of andere vaste beloningscomponenten mee? En komen er nog aanvullende kosten bovenop?

Alleen het percentage vertelt dus nog niet wat een werving- en selectietraject daadwerkelijk kost.

Welke prijsmodellen bestaan er?

Naast de hoogte van het tarief verschilt ook de manier waarop bureaus hun dienstverlening in rekening brengen.

No cure no pay Je betaalt de recruitmentfee wanneer daadwerkelijk een kandidaat wordt aangenomen. Wordt niemand geplaatst, dan wordt meestal geen succesfee betaald.

Vaste fee Vooraf wordt een vast bedrag voor de opdracht afgesproken. Het uiteindelijke salaris van de kandidaat verandert die vergoeding dan niet.

Percentage van het jaarsalaris De vergoeding wordt berekend als percentage van het bruto jaarsalaris. De betaling kan volledig bij plaatsing plaatsvinden of over meerdere momenten worden verdeeld.

Retained of exclusieve search Eén partij krijgt de verantwoordelijkheid voor de search. Vaak worden vooraf afspraken gemaakt over verschillende betaalmomenten gedurende het traject.

Daarnaast kunnen er, afhankelijk van het bureau, aparte kosten zijn voor bijvoorbeeld:

• arbeidsmarktcommunicatie;
• vacatureadvertenties;
• assessments;
• referentiechecks;
• aanvullende onderzoeks- of searchmiddelen.

Welk model logisch is, hangt af van de functie, de arbeidsmarkt, de complexiteit van de search en de dienstverlening die je verwacht.

Waar betaal je eigenlijk voor?

Een recruitmentfee wordt het meest zichtbaar op het moment dat iemand wordt aangenomen. Daardoor kan het lijken alsof je duizenden euro's betaalt voor het vinden van één persoon.

Maar een volledig werving- en selectietraject bestaat uit veel meer.

Je kunt onder andere betalen voor:

• analyse van de organisatie en de zoekvraag;
• opstellen of aanscherpen van het functieprofiel;
• onderzoek naar de relevante arbeidsmarkt;
• schrijven en verspreiden van de vacature;
• actief zoeken naar geschikte professionals;
• rechtstreeks benaderen van potentiële kandidaten;
• screening en voorselectie;
• voeren van kandidaatgesprekken;
• voorstellen van geschikte kandidaten;
• begeleiding van de gesprekken bij de organisatie;
• ondersteuning bij de uiteindelijke keuze;
• eventueel assessments en referentiechecks;
• begeleiding rondom aanstelling en onboarding.

Niet ieder bureau biedt al deze onderdelen aan.

En juist daarom zegt een percentage zonder verdere uitleg eigenlijk vrij weinig.

De recruitmentfee zegt pas iets wanneer duidelijk is welke dienstverlening daar tegenover staat.

Goede werving begint vóór het zoeken

Een van de belangrijkste onderdelen vindt plaats voordat LinkedIn wordt geopend of een vacature wordt gepubliceerd.

Namelijk: bepalen wie er eigenlijk gezocht moet worden.

Een organisatie kan aangeven dat zij een operationeel manager nodig heeft. Daarmee is de zoekvraag nog niet automatisch helder.

Je wilt eerst antwoord krijgen op vragen als:

• Waarom moet deze persoon worden aangesteld?
• Welk vraagstuk moet worden opgelost?
• Wat moet er binnen de organisatie veranderen?
• Welke verantwoordelijkheid hoort daarbij?
• Welke kwaliteiten zijn intern al aanwezig?
• Waar mag het binnen deze positie absoluut niet misgaan?
• Welke persoon past bij de organisatie én de richting waarin zij zich ontwikkelt?

De uitkomst daarvan kan anders zijn dan het oorspronkelijke functieprofiel.

Een voorbeeld uit de praktijk

Bij een organisatie waarvoor wij een operationeel manager zochten, lag aanvankelijk veel nadruk op communicatieve en leidinggevende kwaliteiten.

Tijdens de analyse ontstond een ander beeld.

Die kwaliteiten waren binnen de organisatie al behoorlijk aanwezig. De werkelijke behoefte lag veel sterker bij iemand die analytisch sterk was en vanuit die kracht de operatie verder kon aansturen.

De functietitel hoefde daardoor niet per se te veranderen. Het profiel waarop gezocht werd veranderde wél.

Als direct op basis van het oorspronkelijke profiel was gezocht, hadden daar waarschijnlijk prima kandidaten uit kunnen komen. Alleen niet noodzakelijk de persoon die aansloot op wat de organisatie daadwerkelijk nodig had.

Daarom zien wij een vacature liever als een hypothese dan als een vaststaand antwoord.

Daarna begint de search

Pas wanneer duidelijk is wie gezocht wordt, kan gericht naar die persoon worden gezocht.

Dat gebeurt grofweg via twee routes.

1. Organische instroom

Een vacature wordt gepubliceerd en professionals kunnen zelf reageren. Vervolgens worden de sollicitanten beoordeeld aan de hand van het vooraf bepaalde profiel.

2. Actieve search

De relevante arbeidsmarkt wordt in kaart gebracht en potentiële kandidaten worden rechtstreeks benaderd. Bijvoorbeeld via LinkedIn, netwerken of andere kanalen.

Dat tweede onderdeel is vooral belangrijk wanneer de gewenste professionals niet actief solliciteren.

Iemand hoeft immers niet op zoek te zijn naar een nieuwe baan om wel open te staan voor de juiste volgende stap.

Een kandidaat vinden is nog geen kandidaat selecteren

Na de search begint een ander onderdeel van het proces: de voorselectie.

Een cv kan veel vertellen over:

• opleiding;
• werkervaring;
• eerdere verantwoordelijkheden;
• branchekennis;
• technische of vakinhoudelijke ervaring.

Maar daarmee weet je nog niet automatisch of iemand binnen een specifieke organisatie succesvol kan zijn.

Daarvoor wil je ook begrijpen wie iemand is, waar zijn of haar kracht ligt en waar iemand naartoe wil.

Binnen The Innovators Club vatten we dat samen als DNA, Kracht en Ambitie. We gebruiken diezelfde uitgangspunten om zowel de organisatie als de professional te begrijpen.

De selectie gaat daardoor niet alleen over:

Kan deze persoon het werk uitvoeren?

Maar ook over:

Past deze persoon bij het vraagstuk, de omgeving en de richting waarin de organisatie zich ontwikkelt?

Wanneer kun je recruitment beter zelf doen?

Een bureau inschakelen is lang niet altijd noodzakelijk.

Zelf werven kan bijvoorbeeld heel logisch zijn wanneer:

• je intern voldoende recruitmentkennis hebt;
• er genoeg tijd beschikbaar is voor de search;
• je de doelgroep zelf goed kunt bereiken;
• kandidaten relatief gemakkelijk te vinden zijn;
• je regelmatig vergelijkbare functies invult;
• je voldoende kennis hebt om kandidaten zorgvuldig te selecteren;
• het proces intern snel kan worden doorlopen.

In zo'n situatie moet een extern bureau echt kunnen uitleggen welke aanvullende waarde het toevoegt.

Wanneer wordt een bureau interessanter?

Dat verandert wanneer de zoekvraag complexer wordt.

Denk bijvoorbeeld aan situaties waarin:

• het om een belangrijke sleutelpositie gaat;
• geschikte professionals schaars zijn;
• de doelgroep niet actief solliciteert;
• een vacature al langere tijd openstaat;
• intern onvoldoende recruitmentcapaciteit beschikbaar is;
• specialistische searchkennis ontbreekt;
• nog niet volledig duidelijk is welk profiel nodig is;
• een verkeerde aanstelling grote gevolgen kan hebben.

Dan koop je niet alleen extra handen in.

Je haalt ook kennis, bereik, selectiecapaciteit en procesbegeleiding naar binnen.

Zorgvuldig betekent niet langzaam

Goede selectie kost tijd. Maar dat betekent niet dat een recruitmentproces onnodig lang moet duren.

Gewilde professionals hebben regelmatig meerdere mogelijkheden tegelijk.

Een kandidaat kan daardoor afhaken wanneer:

• na een gesprek dagenlang niets wordt gehoord;
• onduidelijk is hoe de procedure verdergaat;
• gesprekken onnodig ver uit elkaar liggen;
• besluitvorming intern blijft hangen;
• onvoldoende duidelijk wordt waarom de functie interessant is.

Snelheid en zorgvuldigheid moeten daarom naast elkaar bestaan.

Een goed bureau bewaakt niet alleen de kwaliteit van de selectie, maar ook de voortgang van het proces.

En na de handtekening?

Een plaatsing wordt vaak gezien als het eindpunt van recruitment.

Voor de nieuwe medewerker begint het dan pas.

Een zorgvuldig geselecteerde professional kan alsnog verkeerd landen wanneer verwachtingen onduidelijk zijn, begeleiding ontbreekt of de werkelijkheid van de functie anders blijkt dan tijdens de procedure werd besproken.

Onderzoek waarover Harvard Business Review publiceerde, liet bijvoorbeeld zien dat ongeveer 40% van extern aangetrokken executives binnen achttien maanden faalde. Dat cijfer kun je niet toepassen op iedere managementaanstelling, maar het laat wel zien dat een goede selectie alleen niet voldoende hoeft te zijn.

Daarom is het verstandig om bij een bureau ook te vragen wat er na de plaatsing gebeurt.

Denk aan:

• Is er begeleiding tijdens de onboarding?
• Worden verwachtingen tussen beide kanten opnieuw besproken?
• Is er contact tijdens de eerste maanden?
• Wat gebeurt er wanneer iemand toch snel vertrekt?
• Geldt er een garantie- of vervangingsregeling?

De handtekening is uiteindelijk niet het doel. Een succesvolle aanstelling is het doel.

20% of 27%: welk bureau is goedkoper?

Stel dat twee bureaus dezelfde vacature willen invullen.

Bureau A vraagt 20%. Bureau B vraagt 30%.

Op de factuur is bureau A goedkoper.

Maar daarmee weet je nog niet welke dienstverlening de beste keuze is.

Voordat je tarieven vergelijkt, zou je daarom minimaal willen weten:

• Wat doet het bureau voordat de search begint?
• Hoe wordt bepaald welk profiel nodig is?
• Wordt actief gezocht of vooral vanuit een database gewerkt?
• Hoe worden kandidaten benaderd?
• Hoe ziet de voorselectie eruit?
• Wie voert de kandidaatgesprekken?
• Hoe wordt de organisatie tijdens de selectie begeleid?
• Welke aanvullende kosten zijn er?
• Wanneer moet worden betaald?
• Wat gebeurt er na de plaatsing?
• Welke garanties of afspraken gelden bij vroege uitval?

Pas daarna kun je beoordelen wat 20%, 25% of 30% daadwerkelijk betekent.

Vergelijk niet alleen de recruitmentfee. Vergelijk wat er voor die fee wordt gedaan.

Wat kost een verkeerde keuze?

Dat is uiteindelijk de andere kant van de rekensom.

Een recruitmentfee is direct zichtbaar op een factuur. De kosten van een verkeerde aanstelling zijn veel meer verspreid.

Denk bijvoorbeeld aan:

• tijd die management en collega's in de procedure hebben geïnvesteerd;
• maanden salaris en werkgeverslasten;
• inwerk- en opleidingskosten;
• verloren productiviteit;
• opnieuw starten van de search;
• extra belasting voor het bestaande team;
• vertraging van projecten of organisatiedoelstellingen.

Niet al die kosten zijn vooraf exact in euro's uit te drukken.

Maar zeker bij een sleutelpositie kan een verkeerde aanstelling aanzienlijk duurder uitpakken dan alleen opnieuw recruitmentkosten betalen.

Dat verandert ook de manier waarop je naar een recruitmentfee kunt kijken.

Dus: waar betaal je voor?

Werving en selectie kost in Nederland vaak ergens rond de 20% tot 30% van het bruto jaarsalaris, maar daarmee weet je eigenlijk alleen de prijs.

Om te bepalen of die prijs logisch is, moet je weten wat erachter zit.

Betaal je alleen voor het vinden en voorstellen van een kandidaat? Of wordt er ook onderzocht wie de organisatie daadwerkelijk nodig heeft, actief gezocht, zorgvuldig geselecteerd, het proces begeleid en aandacht besteed aan een goede landing?

Dat verschil bepaalt uiteindelijk veel meer dan een paar procentpunten op de factuur.

Goede werving en selectie is daarom niet bedoeld om simpelweg een vacature te vullen. Het moet de kans vergroten dat de juiste professional op de juiste plek terechtkomt en daar ook daadwerkelijk van waarde kan zijn.

Bij The Innovators Club hebben we onze aanpak rondom dat uitgangspunt ingericht: eerst begrijpen wat een organisatie nodig heeft, daarna bepalen wie daarbij past en pas vervolgens de markt in.